Chương 5: Hiệu chỉnh biên tập
Việc sử dụng ngôn ngữ một cách cẩn thận và chính xác là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong tư duy mạch lạc, vì để sắp xếp từ ngữ theo đúng ý của mình, ta phải biết rõ điều mình muốn diễm đạt. _ William Ian Beveridge
1. Mạo từ a/an
- an đứng trước nguyên âm (khi phát âm): an umbrella, an hour ("h" là âm câm nên o đứng sau chính là nguyên âm), an M.S. degree ("M" đọclà "em").
- a đứng trước phụ âm: a book, a u-turn ("u" đọc là "yoo" không phải nguyên âm")
2. Chữ viết tắt (gốc Latin)
| Chữ viết tắt | Từ đầy đủ | Nghĩa |
| c. | approximately | khoảng |
| cf. | compare | so sánh |
| e.g. | for example | ví dụ |
| etc. | and so forth (et cetera) | vân vân |
| et al. | and others | và những cái khác |
| ibid. | in the same place | cùng một nơi |
| i.e. | in other words, that is | nói cách khác, nghĩa là |
| op. cit. | in the works cited | tài liệu đã dẫn |
| sc. | which means | nghĩa là |
| sic. | in these exact words | đúng nguyên văn |
| s.v. | under the word or entry | dưới từ hoặc mục |
| v. | consult | tham khảo |
| viz. | namely | ấy là |
A number of visually vibrant colors, e.g, orange, pink, and purle, are not colors that would normally be used to paint the walls of your home.
3. Dấu nháy đơn khi lược bỏ ký tự (’)
ví dụ: rock ’n’ roll - không viết - rock ‘n‘ roll
4. Danh sách liệt kê đầu dòng
a) Dạng 1A: Cuối câu mở đầu là dấu : và không có dấu chấm . trong các dòng liệt kê vì không trọn câu. Có thể viết hoa chữ cái đầu trong các dòng liệt kê nhưng cần đồng bộ.
Four words that describle why books are cool:
- durability
- accessibility
- portability
- affordability
b) Dạng 1B: Cuối câu mở đầu là dấu : và không có dấu chấm . trong các dòng liệt kê vì không trọn câu. Viết Hoa chữ cái đầu trong các dòng liệt kê, chỉ trình tự ưu tiên về mức độ.
Four words that describle why books are cool:
- Durability
- Accessibility
- Portability
- Affordability
c) Dạng 2: Cuối câu mở đầu là dấu ? và có dấu chấm . trong các dòng liệt kê vì trọn câu. Viết Hoa chữ cái đầu trong các dòng liệt kê.
Why will printed books never become obsolete?
- They're durable.
- They're accessible.
- They're portable.
- They're affordable.
d) Dạng 3: Cuối câu mở đầu không có dấu ? vì sau "they're" vì câu đó chưa hoàn chỉnh và không có dấu chấm . trong các dòng liệt kê vì chưa trọn câu. Có thể viết hoa chữ cái đầu trong các dòng liệt kê nhưng cần đồng bộ.
People love printed books because they're
- Durable
- Accessible
- Portable
- Affordable
e) Dạng 4: Câu mở đầu không hoàn chỉnh, các câu liệt kê hoàn chỉnh nên có dấu . cuối câu và viết hoa chữ cái đầu tiên.
People love printed books because they're
- They're highly durable.
- They're easily accessible.
- They're wonderfully portable.
- They're eminently affordable.
f) Dạng 5: Câu mở đầu không hoàn chỉnh, các câu liệt kê được xem như câu đơn lẻ nên có dấu ; cuối câu để tách ra, câu cuối cùng có dấm chấm.
People love printed books because they're
- highly durable;
- easily accessible;
- wonderfully portable;
- eminently affordable.
g) Dạng 6: Nếu câu liệt kê ngắn, có thể liệt kê mà không cần xuống dòng
People love printed books because they're (1) highly durable, (2) easily accessible, (3) wonderfully portable, (4) eminently affordable.
6) Dấu hai chấm ":"
Thường được dùng giới thiệu một danh sách hoặc chuỗi mục và ngay sau/ sau các từ: follow(s), following, include(s) hoặc including.
Không dùng sau: namely, for example, for instance, such as.
ví dụ: Deploy successfully projects in many business industries include: packaging, leather and footware, garment, cosmetic, F&B, logistics, distribution, jewelry, fitness, retail, …
7) Tính từ ghép
Ghép hai tính từ để đứng trước một danh từ để bổ nghĩa cho dnah từ, không đứng sau. Dùng từ gạch - để ghép.
ví dụ: quasi-public-quasi-private health care bill.
Send a follow-up e-mail. --> Send an e-mail to follow up.
A thirty-five-year-old CEO. --> A CEO who is thirty-five years old.
8) Gạch ngang " – " & "—"
Ba quy ước phổ biến:
- Một dấu gạch ngang ngắn có dấu cách ở hai đầu " – ".
- Một dấu gạch ngang dài không có dấu cách ở hai đầu "—".
- Một dấu gạch ngang dài có dấu cách ở hai đầu " — " phổ biến trên web.
9) Gạch nối "-"
- Sử dụng để nối các số ghép từ "twenty-one" đến "ninety-nine" và với phân số.
Sixty-fine studens constitute a majority.
A two-thirds vote is necessary to pass.
- Tách các thành phần trong từ, đặc biệt là nguyên âm kép.
Our goal must be to re-establish dialogue, then to re-evaluate our mission.
- Tách riêng một loại từ có chung sự kết hợp cùng khi từ này không lặp lại
short-, mind-, and long-tern goals.
- Nối với tiếp đầu ngữ ex- và self- và khi tạo từ ghép với vice- và elict-
Our current vice-chancellor, an ex-commander, is a self-made man.
10) Số
Các số từ một đến một trăm, cũng như bất cứ số nào mở đầu câu đều phải được viết bằng chữ. Số trên 100 được viết bằng chữ số.
Our professor has lived in three countries and speaks four languages.
11) Danh từ số nhiều
They và Our phải đi với danh từ số nhiều
Candidates should bring their resumes to their job inteviews.
12) Sở hữu cách
- Danh từ số ít không có đuôi s --> thêm 's
The child's baseball glove.
- Danh từ số ít có đuôi s --> thêm 's hoặc '
Professor Russ's lecture / Professor Russ' lecture
- Danh từ số nhiều không có đuôi s --> thêm 's
Children's department
- Danh từ số nhiều có đuôi s --> thêm '. Hầu hết danh từ số nhiều đều có đuôi s.
The boys' baseball bats (một số bé trai có một số gậy bóng chày khác nhau)
--> The boys' baseball bat (một số bé trai có chung một gậy bóng chày)
--> The boy's baseball bat (một bé trai có gậy bóng chày)
13) In ra để biên tập
Dễ dàng note tại bất kỳ đâu với nhiều hình dạng dễ nhớ, dễ bổ sung
14) Câu trích dẫn
4 dạng phổ biến
- Cần dấu phẩy để tách câu trích dẫn với phần còn lại
My grand mother said, "An old picture is like a precious coin."
"An old picture is like a precious coin," my grand mother said.
- Câu trích dẫn chẻ
"An old picture," my grand mother said, "is like a precious coin."
- Hai câu trích dẫn hoàn toàn bị chia tách
"They're like precious coins," my grandmother said. "Cherish all your old pictures."
15) Dấu nháy kép (ngoặc kép)
- Dấu nháy kép cong “ ” dùng trong văn bản in, thông minh vì có mở đầu và kết thúc
- Dấu nháy kép thẳng " " dùng trong máy vi tính hoặc đánh chữ
Nếu copy từ văn bản trên máy tính để in thì sử dụng chức năng Find and Replace.
16) Dấu gạch chéo /
Dùng để tách riêng các lựa chọn thay thế. Không có dấu cách trước và sau /.
At a minimum, a resume or CV should contain a person's job responsibilities and/or job accomplishments.
17) Từ và cụm từ đúng chuẩn và không chuẩn
Nên hay không quy định đúng sai hay cứ theo đa số người dùng ?
| Đúng quy chuẩn | Không chuẩn |
| After all, a lot, all right | Afterall, alot, alright |
| Anywhere, everywhere, nowhere | Anywheres, everywheres, nowheres |
| Because, since, as | Being as/being that |
| Could have/would have/should have/might have/may have | Could of/would of/should of/might of/may of |
| Every time | Everytime |
| Himself, themselves | Hisself. theirselves |
| In comparison to | In comparison with |
| In constrast to | In constrast with |
| In regard to, with regard to | In regards to, with regards to, in rgards of |
| Regardless | Irregardless |
| Supposed to/used to | Suppose to/use to |
| The reason is that | The reoson is because |
16) Viết hoa và tên tác phẩm
- Tên của tác phẩm dài và tên tác phẩm hoàn chỉnh được viết bằng chữ nghiêng.
- Tên của phần trích dẫn hoặc tác phẩm ngắn được đặt trong dấu ngoặc kép và không viết bằng chữ nghiêng.
- Luôn viết hoa từ đầu tiên và cuối cùng của một tên tác phẩm (capitalization), không sử dụng dấu chấm. sau từ cuối cùng.
17) Biên tập văn phong và bố cục
- Tính khúc chiết
"Ít hơn là nhiều hơn", sử dụng ít từ hơn để diễn đạt --> A movie director's skill cannot make up for a poor script. (không cần thêm , traning and technical ability sau skill)
Thông thường có thể loại bỏ bớt "of" hoặc "of the" --> company employees thay vì employees of the company
- Ký hiệu đầu dòng, gạch nối hay dấu sao: Không sử dụng - hay * để gạch đầu dòng trong văn bản trang trọng. Nên sử dụng kiểu tròn, vuông.. theo budleted.
- Danh từ hóa: Ưu tiên sử dụng động từ (hoặc tính từ) hơn danh từ vì chúng mạnh hơn và hiệu quả hơn.
- Đánh số trang
--) Trang lẻ bên phải, trang chẵn bên trái
Sách phi hư cấu: (không đánh số trang) trang 1 là bìa , 2 là bản quyền, 3 là mục lục (tóm tắt), (đánh số trang) trang 5 là giới thiệu
Báo cáo kinh doang: (không đánh số trang) trang 1 là bìa , (có thể đánh số trang) 3 là tóm tắt, trang 5 là mục lục, (đánh số trang) trang 7 là giới thiệu
--) Tất cả các trang đều được đếm gộp vào tổng số trang.
--) Mở đầu chương, phần mới phải là trang lẻ, nếu nội dung không đủ cho trang chẵn trước chương mới thì để trống trang chẵn.
- Trình bày đoạn
--) Văn bản thẳng: vi tính
--) Văn bản thụt: tiểu thuyết
- Thể chủ động và bị động: Chú trọng dùng thể chủ động.
- Từ hạn định: Loại bỏ bất kỳ khi nào có thể: a bit, a little, fairly, highly, just, kind of, most, mostly, pretty, quite (quả là), rather (khá là), really, slightly, so, still, somewhat, sort of, very và truly.
- Thừa từ: Viết continued thay vì continued on, viết join thay vì join together.
- Từ mở đầu, mở đầu câu kép hiệu quả
Hạn chế mở đầu bằng it is, there is, there are và there were.
It is obviously that dogs make better pets than hamster. ---> Dogs make better pets than hamster.
- Khoảng trống: Chia nhỏ đoạn văn dài, dễ đọc và nắm bắt nội dung.
- Dấu cách: không bao giờ dùng hai dấu cách sau dấu chấm.
- Khoảng trống trong bảng biểu: lề canh thẳng hàng, không để khoảng trống bất hợp lý.
