Giữa tuần lấy requirement và các task quan trọng
Giữa tuần lấy requirement và các task quan trọng
Hế lôôô anh em. Nay mình sẽ kể tiếp cho anh em nghe công việc của mình vào giữa tuần. Chủ yếu là lấy requirement và 1 số task quan trọng khác.
Ở bài trước anh em đã nghe mình kể qua thứ Hai rồi, vậy thì phần này mình sẽ đi tiếp thứ Ba với thứ Tư.
Âu cơ, lét gâuuu!!!
Nội dung [Hide]
- Thứ Ba
- 1. Support khách hàng
- 2. Làm tài liệu test case
- 3. Meeting chuẩn bị cho Workshop lấy requirement
- 4. Làm một số task admin khác
- 5. Làm tài liệu SRS
- Thứ Tư
- 1. On-site lấy requirement
- 2. Viết Meeting Minutes
- 3. Weekly meeting
- 4. Design SSRS Report
- 5. Chuẩn bị sales suite
Thứ Ba
Thứ ba cũng mở đầu với những task thường ngày, bao gồm: check mail, viết lên bảng các tasks cần làm và daily standup meeting.
Công việc của ngày hôm nay thì khác hoàn toàn với hôm qua. Đầu tiên là:
1. Support khách hàng
Vì chiều hôm qua check mail mình nhận được một case cần support từ một dự án đã go-live từ 1 tháng trước. Case này cũng không có gì lớn lắm. Chỉ cần configure lại Expiration Date của bảng giá trên hệ thống rồi support IT-Admin bên đó import data mới lên thôi.
Mình support qua Skype, gọi cho người ta rồi hướng dẫn họ qua mạng. Task này chiếm đâu đó khoảng gần 1 tiếng. Sau khi support xong, mình gửi mail confirm này nọ thì cũng đã 10g30 rồi.
2. Làm tài liệu test case
Vì 11 giờ là mình có buổi meeting chuẩn bị cho Workshop lấy requirement. Nên tranh thủ trong 30 phút trước khi meeting, mình sẽ viết Test Case cho dự án BTM (tên riêng dự án).
Viết Test Case tức là mình sẽ dựa vào nghiệp vụ trên hệ thống, để viết các kịch bản test. Nhằm kiểm tra xem thử hệ thống có chạy đúng ý đồ hay chưa? Test Case là để phục vụ cho internal test với UAT session sau này.
Viết Test Case để internal test là mấy em BA trong team tự test với nhau (team mình không có QC nên tự quất luôn). Nhằm đảm bảo Dev làm đúng theo yêu cầu và hạn chế bugs hết mức có thể.
Còn để test cho các buổi UAT sau này là sao? UAT là Users Acceptance Test. Tức là một vài key-users bên phía khách hàng sẽ test hệ thống xem thử hệ thống đã chạy đúng như requirement mà họ yêu cầu hay chưa.
Mình sẽ cung cấp kịch bản test (cái mà mình đang viết), cho họ test. Nếu test xong xuôi ok hết (không gặp lỗi hoặc lỗi không đáng kể), thì mình sẽ đưa biên bản cho họ ký xác nhận. Để đi đến milestone tiếp theo là Go-live dự án.
Test Case thì mình làm trên Excel. Task này thì cũng không yêu cầu gì nhiều. Chủ yếu anh em nắm rõ overview hệ thống, rồi break down từng modules ra thành từng case nhỏ để viết thôi.
Test case chuẩn là test case phải cover được hết các cases có thể xảy ra trên hệ thống, theo một ý nghĩa nhất định. Chứ chỉ viết mỗi “happy cases” thôi là fail liền.
Từ Sài Gòn ra Hà Nội không chỉ chạy một mạch tuốt luốt tới Hà Nội. Mà còn sẽ có rất nhiều trường hợp xảy ra, như lủng xe, xe hết xăng, đi nhầm đường, vâng vâng mây mây. Nên mình phải viết hết các case như vầy luôn.
Viết cái này hơi chán xíu, nên mình không thích lắm. Làm tầm 30 phút thôi là ngáp rồi. Vô họp với team cái rồi đi ăn trưa.
3. Meeting chuẩn bị cho Workshop lấy requirement
Buổi này anh PM sẽ trình bày tổng quan về một dự án khác. Ảnh sẽ điểm lại một vài chỗ cần lưu ý cho anh em trước khi đổ bộ qua khách hàng lấy requirement.
Khách hàng hiện tại đang sử dụng hệ thống Dynamics 365 for Finance and Operation (ERP). Và họ đang gặp vấn đề với chức năng in invoice từ xa. Đó là pain point lớn nhất của họ.
Mục tiêu đầu tiên là team sẽ support giải quyết vấn đề này. Cái này thì mình không rành lắm, vì kiến thức chưa chạm tới kịp. Nên phần này các sư huynh bên ERP sẽ phụ trách.
Đó là 30% ban đầu, 70% quan trọng còn lại vẫn là lấy requirement cho hệ thống CRM. Anh PM có lưu ý với anh em là độ trưởng thành của RP rất cao. Họ đã có nhiều kinh nghiệm làm software rồi, nên lúc trao đổi anh em phải chắc cú một xíu.
Tránh nói hớ, nói vừa đủ, đáp ứng đủ yêu cầu thôi. Cố gắng tạo thiện cảm ngay “lần đầu gặp gỡ” 
Ngoài ra thì còn một đống thứ khác nữa mà mình không nhớ rõ lắm nên thôi.
Họp xong cũng hơn 12g00 trưa, cả team kéo đi ăn bún chả hà nội, rồi đi phê,.. à nhầm, đi cà phê rồi về làm tiếp.
4. Làm một số task admin khác
Chiều lên mình sẽ dành 30 phút đến 1 tiếng để làm quen với 1 số tool mới. Cụ thể là JIRA. Trước giờ bên mình toàn dùng Visual Studio để quản lý dự án. Một thời gian dùng thì thấy nó không đủ bảo mật (do nằm ngoài mạng công ty), nên giờ chuyển sang Jira.
Ngoài Jira ra thì mình còn phải làm quen với 1 đống tool hầm bà lằng khác, như: Promise, Time Sheet, Prime, Radar… Đây là các tool phục vụ cho việc log effort làm việc, thời gian làm việc và quản lý dự án.
Một số công ty đông quá, phải quản lý bằng tool, mà nhiều khi làm không tới nên nó tùm lum hết. Thường làm trong các công ty IT Outsource hoặc Service, anh em phải quen với 1 đống tool này. Chưa kể các tool phục vụ công việc khác nữa.
Ngồi vọc vọc mò mò tới tầm 2g00 thì mình tiếp tục quay lại làm tài liệu SRS.
5. Làm tài liệu SRS
Công việc này thì cũng giống với buổi sáng thứ Hai hôm qua. Nguyên buổi chiều mình sẽ dành thời gian cố gắng hoàn thành task này càng sớm càng tốt. Để còn review nhiều lần nữa. Có review sớm, thì mới mong finish sớm được.
Ngồi vẽ vẽ, kéo kéo một hồi cũng gần 5 rưỡi. Mình tranh thủ lên check mail với lên mạng đọc lung tung rồi chiều về sớm.
Thứ Tư
1. On-site lấy requirement
Hôm nay thì mình không lên công ty buổi sáng, mà chạy thẳng qua khách hàng để làm Workshop luôn. Sáng nay mình có buổi workshop lấy requirement với mấy anh em trong team và khách hàng.
Buổi này team đã chuẩn bị từ tuần trước rồi nên giờ chỉ cần show háng, à nhầm show hàng ra rồi trình bày thôi.
Anh PM trình bày sơ lược trước, rồi mình điểm qua các module cần thiết. Tuần này làm việc với team Marketing, còn tuần sau là team Sales.
Lúc trước thì mình dùng Onenote có sẵn trong máy để note lại ý chính. Có kết hợp thêm dùng Mindmapple để vẽ mind map. Sau này thì mình ít dùng 2 tool này hơn, đặc biệt là Mindmapple không dùng nữa. Có thể là dùng không hiệu quả, hoặc… lười dùng thì đúng hơn 
.
Từ giờ mình sẽ chuyển sang dùng Evernote, vì nó dùng được trên nhiều nền tảng. Điện thoại, tablet, web hay windows gì cũng dùng được hết, rất là tiện.
Hai là nó đính kèm được nhiều loại tệp. Audio, video, pdf hay word gì cũng đính được kèm hết ráo. Và đặc biệt là có chức năng search từ các document đính kèm luôn mới ghê. Thứ ba là nó hỗ trợ các thẻ tag rất mạnh, nên dùng rất tiện.
Buổi Workshop này thì mình và anh PM chủ yếu là dùng kỹ thuật phỏng vấn để lấy requirement. Vừa hỏi vừa trao đổi, rồi dần dần phác họa lên bảng, để mọi người cùng nắm. Elicit tới đâu, vẽ tới đó, để mọi người cùng theo được tiến độ.
Sau mỗi buổi workshop chỉ cần chụp cái hình vẽ lại, cộng với note mình ghi trên laptop. Để về nhà analyze lại, xào nấu lại thành document bản full HD, rồi gửi anh em cùng xem.
Chiến lợi phẩm sau một ngày làm việc chăm chỉ không biết mệt nhoài của BA và đồng bọn.
Một điểm nữa là sau khi Workshop xong, mặc dù các anh em khác sẽ được nghỉ phẻ, nhưng mình thì còn 1 task nữa. Task này luôn dính kèm với các thể loại task như meeting, workshop. Đó là…
2. Viết Meeting Minutes
Chắc chắn BA sẽ là người viết Meeting Minutes. Nói chung là biên bản họp, là bản tóm tắt lại buổi meeting hôm đó: who, when, và what.
Who là có những ai tham gia. When là khi nào. 2 cái này muỗi. Cái quan trọng nhất là What: nói về cái gì?
Ví dụ hôm đó anh A nói về vấn đề Á. Chị B nói vấn đề Bế. Anh C nói hổng phải, vấn đề C’ mới là thứ chúng ta đang gặp phải. Rồi anh D đưa ra giải pháp E. Mà giải pháp E thì có rất nhiều thứ phải làm, nào là phải làm É, È rồi tới Ẹ. Mà để làm được É thì phải nhờ đến anh G. Mà đắng lòng cái là anh G đang nghỉ phép dẫn gia đình đi chơi trung thu, nên phải chờ sau rằm ảnh mới làm được. Còn È với Ẹ thì liên quan đến anh A và chị B. Anh A nói ảnh phải giải quyết được vấn đề Á của ảnh thì ảnh mới làm È được. Chị B cũng zậy luôn.
Nói chung buổi meeting này rất là xoắn não. Nhiều lúc ngồi meeting mà còn chả theo kịp được mọi người đang nói cái gì. Huống hồ gì về nhà mà nhớ, quên sạch béng là cái chắc.
Mà quên là tiêu, vì hôm sau không biết lấy cái gì mà làm hết.
Do đó, BA phải đứng ra viết MoM. Vì mình đang connect mọi người mà, và mình là người hiểu chuyện nhất. Nên BA phải “dám đứng ra, lãnh trọng trách đầy khó khăn này”, viết Meeting Minutes cho anh em.
Phải cho anh em thấy rõ tầm ảnh hưởng to bự của mình trong dự án là như thế nào…
Viết biên bản họp thì anh em cần chú ý đến vài cái.
Thứ nhất là đừng nên gạch đầu dòng nhiều quá. Ít ra cũng kẻ bảng cho rõ ràng, trình bày ngắn gọn thôi. Cột thứ nhất là vấn đề, cột thứ hai là owner (ai nói), cột thứ ba là giải pháp, rồi cột cuối cùng là ghi chú.
Nếu rối lắm thì vẽ sơ đồ hoặc mind map. Với lại có mấy chỗ quan trọng, đặc biệt là những thứ mà khách hàng là tác giả, hoặc họ đã confirm với mình (như cái hình ở trên mình có show), thì attach hẳn vô MoM luôn. Đừng xào nấu lại gì hết, để còn làm tang chứng vật chứng sau này.
Có lần mấy anh em trong team đi cà phê, mà anh boss ảnh buồn buồn sao lôi sổ ra bàn dự án với anh em. Thế là thứ hai lên vẫn phải MoM đầy đủ cho đồng bọn. Tưởng ra cà phê chém gió, ai dè bị dụ ra bàn công việc, đắng lòng…
Viết MoM xong đi ăn cơm trưa, rồi chiều vô lại công ty làm tiếp. Đầu giờ chiều mình có buổi họp định kỳ theo tuần của team lớn, gọi là weekly meeting.
3. Weekly meeting
Chiều thứ 4 nào team mình cũng họp review lại các dự án, các opportunities mới, và các hoạt động ăn nhậu sa đọa trong thời gian sắp tới. Buổi này khoảng 45 phút đến 1 tiếng. Dài là 1 tiếng, chứ bình thường chỉ tầm 45 phút thôi.
Tuần rồi cả team mới thống nhất là: nếu anh em win được dự án thì ngay cuối tuần đó trích quỹ đi nhậu liền. Dự án mà UAT thành công cũng đi nhậu, Go-live thành công cũng đi nhậu. Khách hàng payment đợt 1 cũng trích quỹ đi nhậu, payment đợt 2 cũng đi nhậu.
Nói chung là team mình tính thì nhiều lắm, nhưng thực tế thì lâu rồi vẫn… chưa thấy kèo nhậu nào hết 
Không sao, chắc thời điểm thích hợp chưa tới thôi.
4. Design SSRS Report
Task tiếp theo trong ngày sẽ là làm report bằng SSRS (SQL Server Reporting Services). Report là các report để chạy trên hệ thống nhé anh em.
Thực ra đây không phải là task của BA, mà là task của Dev. Nhưng mình vẫn làm luôn task này vì nhiều lý do.
Thứ nhất vì làm report mình sẽ hiểu cấu trúc data hơn, từ đó hiểu rõ hệ thống hơn. Hay nói cách khác là việc làm report giúp mình hiểu rõ mối quan hệ giữa các thực thể trong hệ thống hơn. Thứ hai là nó giúp mình tiếp cận bài toán quản trị của business rõ hơn. Vì làm report giúp mình biết được những con số mà manager phía khách hàng quan tâm.
Hồi đó có một anh dev lâu năm chỉ mình cách làm. Mình cũng làm rồi có gặp vấn đề gì thì hỏi mấy anh em trong team. Còn bế tắc hơn nữa thì search google. Google thì rành SSRS lắm, hỏi gì cũng biết 
Lúc weekly meeting xong là tầm khoảng 3 giờ. Task này thì mình làm khoảng gần 1 tiếng rưỡi, là đến cỡ 4 giờ 30.
5. Chuẩn bị sales suite
Thời gian còn lại mình tập trung hoàn thiện nốt mấy tài liệu cần trình bày cho khách hàng vào tuần sau. Đây là dự án presales, đang làm dang dở với team.
Tuần rồi mọi người vừa họp lại bàn sơ về solution sau khi gặp khách hàng. Dự kiến trong tuần sau, anh em sẽ đổ bộ qua khách hàng một chuyến nữa, để demo và trình bày trọn vẹn giải pháp.
Cụ thể thì có một vài thứ mình cần chuẩn bị như sau:
- Slide trình bày tổng quan giải pháp.
- Môi trường demo >> Proof of Concept (chuẩn bị trước một vài trường hợp nổi bật, mà hệ thống của mình có thể giải quyết được cho khách hàng).
- Tìm hiểu và chuẩn bị trước một vài câu hỏi có thể gặp.
Ngồi chuẩn bị một hồi cũng hơn 6g00 tối. Bụng đói cồn cào, đóng balo về nhà ăn cơm, tắm rửa. Tối làm vài thứ linh tinh rồi 10 giờ ngủ sớm điều độ, sáng mai 5 rưỡi dậy sớm chạy bộ cho tinh thần minh mẫn
…..
P/s: Đoạn “dậy sớm chạy bộ” chỉ là đang nằm mơ thôi nha anh em 
Vậy là thứ 3 với thứ 4 của mình khép lại cũng khá nhiều task. Còn hai ngày thứ 5 với thứ 6 cuối tuần, thôi thì hẹn anh em tiếp tục ở Phần 3 nhé – Cuối tuần Happy Hours. See yaaa!
Nguồn: thinhnotes.com
