Kỹ năng cần có của người làm BA (Tập 4)
Kỹ năng cần có của người làm BA (Tập 4)
Không cần hế lô, nhìn zô cũng biết.
Đây là tập 4 của chuỗi bài note: Những kỹ năng cần có của người làm Business Analyst 
Nếu chưa đọc tập 1, tập 2, và đặc biệt là tập 3, thì đừng bỏ qua nhé anh em. Review nội dung trước đó:
TỔNG QUAN
1. ANALYTICAL THINKING
1.1. Conceptual & Visual Thinking
1.2. Creative & Innovative
1.3. Problem Solving
1.4. Decision Making
1.5. System Thinking
2. COMMUNICATION
2.1. Verbal
2.2. Listening
2.3. Body Language
2.4. Writing
3. BUSINESS KNOWLEDGE
3.1. Industry Knowledge
…
Nội dung [Hide]
-
- 3.2. Learn something new
- 3.3. Solution Knowledge
- 4. Behavioral Characteristics
- 4.1. Trustworthiness
- 4.2. Responsibility
- 4.3. Adaptability
3.2. Learn something new
BA sẽ tiếp cận với rất nhiều khách hàng, thuộc nhiều ngành nghề khác nhau trong suốt sự nghiệp. Do đó, anh em đừng bao giờ kỳ vọng mình sẽ biết hết, và biết tuốt tuồn tuột mọi thứ, của mọi ngành nghề.
Kỹ năng “learn something new” là một thứ vô cùng quan trọng với BA.
Thay vì cứ cong đít lên luống cuống: “Chết bà rồi, mình không biết ngành này, giờ sao taaa, sao taaaaa… Síp sẽ không cho mình làm dự án này mất, hu hu hu….”, thì hãy luyện cho mình kỹ năng tìm hiểu một thứ gì đó thật nhanh và hiệu quả.
Nhu cầu tìm đến đúng chuyên gia là bức tranh màu hồng, mà ít khi xảy ra ngoài đời thực.
Thực tế thì khách hàng không rảnh để chờ mình master một thứ gì đó rồi đi tiếp. Và mình cũng không thể chuẩn bị đủ, để master hết mọi thứ khi khách hàng tìm tới.
Do đó, kỹ năng tìm hiểu, học hỏi nhanh là một kỹ năng vô cùng quan trọng với những người làm Business Analyst.
Và tin mình đi, nó sẽ giúp anh em thuyết phục được nhà tuyển dụng rất hiệu quả 
Và sau này, khi đã tiếp cận đủ nhiều ở một số lĩnh vực, ngành nghề nhất định, thì việc dừng lại, tập trung chuyên môn sâu ở ngành nghề nào là nằm ở quyết định của anh em.
3.3. Solution Knowledge
Kỹ năng cứng thứ 3 trong nhóm Business Knowledge chính là kiến thức về giải pháp mà mình đem lại cho khách hàng.
Theo BABOK v3, chúng ta có thể hiểu từ “giải pháp” nghĩa như sau:
A specific way of satisfying one or more needs in a context.
Giải pháp là cách mà chúng ta làm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng trong một bối cảnh nhất định.
Cách gì là do team giải pháp quyết định. Miễn nó gãi ngứa được cho khách hàng là được. Mà không chỉ gãi không, mà phải gãi đúng chỗ người ta ngứa mới được.
Khách hàng đang rối nùi trong việc quản lý bán hàng, khách hàng, chi phí marketing…các kiểu. Chúng ta mang lại giải pháp CRM.
À anh ngồi đó đi, sau 4 tháng abc xyz CRM cho anh, anh sẽ quản lý bán hàng, marketing ngon lành được ngay.
Khách hàng quản lý tờ trình, công văn tùm lum tùm la, lúc cần thì lục lại không được. Đã vậy còn quy trình duyệt tới duyệt lui búa lua xua. Ông trong nam chờ ông ngoài bắc cả tháng trời mới duyệt xong bộ hồ sơ.
À, giải pháp e-Office có vẻ phù hợp.
Anh ngồi yên đi, tui sẽ làm e-Office cho anh. Sau 3 tháng, quy trình bên anh sẽ duyệt tự động hết, duyệt trên điện thoại luôn mới máu. À mà anh cần lưu trữ luôn các chứng từ đúng không, ô kê, có luôn OCR cho anh quét…
Và hàng ngàn những giải pháp nữa, giải quyết cho hàng triệu vấn đề của khách hàng, mà BA chúng ta phải có kiến thức về nó.
Giải pháp có thể là CRM, ERP, DMS, HRM, IT Help Desk, e-Office, e-Commerce, Loyalty Management, Smart Living, Smart Transportation…, vâng vâng và mây mây.
…
Tuy nhiên, chỉ biết thôi chưa bao giờ là đủ. BA được yêu cầu cao hơn thế.
Đó không chỉ là biết, mà còn phải tận dụng được kinh nghiệm đã từng làm giải pháp này, ở một dự án nào khác trước đó. Để áp dụng vào dự án mới một cách tốt hơn.
Biết được đâu thường là điểm tắt nghẽn, đâu là rủi ro làm cho giải pháp không được áp dụng thành công.
Biết được đâu là những yếu tố sống còn của giải pháp. Hoặc những yếu tố có thể nâng cấp giải pháp, làm giải pháp ngày một khủng hơn, nguy hiểm hơn, và hợp với thời đại hơn.
Một lần nữa, yếu tố kinh nghiệm lên ngôi.
Điều này nói rõ: Qua mỗi năm, làm cho kinh nghiệm của mình tăng lên mới là quan trọng, chứ thâm niên 5 năm hay 10 năm cũng chỉ là con số.
- Kinh nghiệm là qua ngần ấy thời gian, chúng ta rút được gì, tích lũy được gì.
- Còn thâm niên chỉ là số năm hành nghề, chỉ là những con số vô hồn mà kinh nghiệm thì vẫn dậm chân tại chỗ.
Làm 5 dự án, với 5 giải pháp y chang nhau, mà không rút được miếng kinh nghiệm nào, giải pháp không hiệu quả hơn được miếng nào, thì rõ ràng chúng ta đang không có Solution Knowledge đúng không anh em
Knowledge thôi chưa bao giờ là đủ (Nguồn ảnh: Fluidmagazine)
Nên làm để rèn luyện
(Làm sao để phát huy Industry Knowledge, Solution Knowledge, và cả Learn Something New)
Chăm đọc tin kinh tế, xã hội xung quanh mình.
Nghâm cứu các Google Search Tips.
Hãy chú ý hơn tới những cây đại thụ chung team với mình, đó là những người rất rành về một ngành nào đó: Retail, Education, Construction… Đi cà phê với họ, chịu khó hỏi thêm, trao đổi thêm về những thứ mà anh-em-đã-tìm-hiểu-nhưng-không-hiểu (chứ đừng bắt ai auto chia sẻ từ đầu chí cuối hết, chắc có dế mới chơi zậy)
Đọc sách. Sẽ có một số cuốn chuyên biệt cho một số ngành, anh em tự tìm đọc thêm nhé.
Tham gia các Khóa học, Workshop, hoặc các buổi Offline chia sẻ kinh nghiệm cho một số lĩnh vực, ngành nghề đặc thù.
Tìm hiểu, trải nghiệm thử sản phẩm của công ty khách hàng, đối thủ của khách hàng.
Lân la, dò hỏi thêm thông tin về khách hàng, về ngành nghề của khách hàng.
4. Behavioral Characteristics
Sang nhóm kỹ năng thứ 4: Behavioral Characteristics – các đặc điểm về hành vi mà một người làm công việc Business Analyst cần phải có.
Mà hành vi là gì? Hành vi là cách mà mình phản ứng, cách mình cư xử và biểu hiện ra bên ngoài, trong một hoàn cảnh cụ thể nhất định.
Trong cùng một hoàn cảnh, những người khác nhau có thể có cùng hành vi, hoặc có hành vi khác nhau. Hành vi của mình quyết định phần nào đó góc nhìn, sự tín nhiệm, và cảm xúc của người khác về mình.
Và điều này là vô cùng quan trọng với những người làm BA như mình. Cụ thể nó sẽ thể hiện ở 3 ý sau.
4.1. Trustworthiness
Đầu tiên là yêu cầu về lòng tin: một người làm công việc Business Analyst phải thật sự là một người đáng tin trong mắt các Stakeholders.
Đây là khái niệm liên quan nhiều tới đạo đức và tính công bằng trong công việc.
Khi làm việc với nhiều nhóm Stakeholders khác nhau, anh em có thoải mái với nhau, có công bằng với tất cả mọi người hay chưa.
Nói về chuyện nội bộ, dự án lần đó mình làm có 2 anh dev. Xét về cá nhân thì mình có cảm tình và thích làm việc với anh B hơn anh A.
Vì anh B hiểu chuyện hơn, điềm tĩnh và góp ý mang tính xây dựng hơn là chỉ nói cho thỏa bản thân.
Khi đó vì mình đã refer ông B hơn, nên bản năng mình chỉ muốn trao đổi, nói chuyện với ông B hơn rồi. Cha kia thì khi nào cần gấp lắm mới đụng tới, còn lại qua email hết.
Theo anh em, hành vi của mình như vậy trông có đáng tin không? Nếu PM, QA, hay QC nhìn vô thì có chắc là mình đang không có vấn đề trong team?
Chưa kể, nếu cứ như vậy thì chắc chắn sẽ có sự lệch thông tin truyền đạt giữa mình với 2 anh dev với nhau. Chắc chắn sẽ có missunderstanding ở đây >> công việc phân chia không rõ ràng >> merge code bị lỗi từa lưa >> hệ thống banh >> team banh luôn.
Do đó, anh em phải mang theo người 2 chữ CHUYÊN NGHỆP nữa. Dẹp hết bà nó cảm xúc cá nhân qua một bên. Mình đã từng chứng kiến một dự án mà 2 BA ghét nhau nó kéo dự án đi xuống đến cỡ nào.
Còn nói về khách hàng, anh em phải tạo được lòng tin với họ. Và mức độ tin tưởng phải thật sự đồng đều giữa các nhóm stakeholder khác nhau.
Mình làm với nhóm sales, vì ưng anh Sales Manager quá nên việc gì cũng ưu tiên làm trước cho team ảnh, support hết xái.
Còn bà chị bên Marketing, vừa già vừa khó tính, làm gì mình cũng lấy lý do, cứ từ từ, trì hoãn từng chút một; thì như zậy cũng không được tẹo nào.
Ngoài ra, lòng tin của khách hàng còn nằm ở năng lực và sự chân thành của anh em.
Họ tìm đến BA vì họ mong BA hiểu được vấn đề nằm ở đâu, và giúp họ giải quyết vấn đề đó. Vậy thì không lý gì họ có thể tin tưởng anh em, nếu anh em chả hiểu gì, hoặc không có tí kiến thức gì về vấn đề họ đang gặp cả.
Chưa kể, BA phải thật sự chân thành và chân thật với khách hàng.
Cái gì làm được, thì nói được. Cái gì không làm được, hoặc tốn thêm effort, thêm xèng, thì nên chia sẻ thật tình với khách hàng.
Hoặc cái gì bản thân mình không quyết định được, thì hãy mang về nhà mà trao đổi với team. Tuyệt đối không bao giờ chém bừa, chém bậy trước mặt khách hàng được.
Nếu không biết, cứ mạnh dạn nói: “Em cần check lại với team”. Bản thân khách hàng nghe câu đó cũng yên tâm hơn nữa, vì thông tin đã được check kỹ lại với nhiều người.
Ngoài những yếu tố trên, còn một yếu tố nữa có thể liên quan đến hành vi đáng tin cậy của anh em, đó là mức độ nhảy cảm của thông tin trong suốt quá trình làm dự án.
Data là vàng của doanh nghiệp. Trong đó, ắc hẳn sẽ có những thông tin rất nhạy cảm, đặc biệt đối với những anh em làm ERP.
Từ đơn hàng, đến doanh thu, lương lậu, thậm chí là giá vốn của sản phẩm bán ra. Và đặc biệt là thông tin Khách hàng, BA chúng ta sẽ được thấy tường tận tất cả mọi thứ.
Ông bà nói câu nào chí phải câu đó: nhiều lúc biết nhiều quá cũng hổng tốt.
Đặc biệt mấy thằng mà có bản tính hay tò mò như mình nữa. Nhưng thôi, khựng lại. Phải lôi chữ “chiên-nghiệp” bên trên, lẩm bẩm vài lần trong đầu thì mới thấm được.
Nên làm để rèn luyện
Giữ lời hứa, không làm được cũng phải báo lại, kèm lý do và cách giải quyết khác.
Khen hay chê ai đó thì chú ý tế nhị 1 xíu, chịu khó khen trước rồi chê, và nhớ chọn thời điểm tốt tốt xí.
Dự án có tin tốt hoặc có gì đó không hay thì cũng nên cởi mở chia sẻ cho anh em trong team được rõ.
Đồng cảm với khó khăn của khách hàng, của anh em trong team nhiều hơn (thử đặt mình vào vị trí của họ, rồi mới suy nghĩ tiếp)
Và sau cùng, quan trọng nhất vẫn là…
4.2. Responsibility
Biết chịu TRÁCH NHIỆM.
Đây là từ khóa sẽ luôn-luôn-không-bao-giờ thiếu với BA (mà thật ra ngành nghề nào cũng zậy).
Trách nhiệm là một phạm trù có thể mong manh ở một số hoàn cảnh. Nhưng nó cũng rất rõ ràng ở một số hoàn cảnh khác.
Nếu đã hứa, đã cam kết gì đó với team, với khách hàng rồi thì chắc chắn hãy deliver đúng hạn. Việc anh em lên level nhanh hay chậm phụ thuộc vào chỗ này.
Nhưng để có lời hứa, anh em cũng cần phải thật chín và đủ tỉnh táo để nhận biết được đâu là thứ nên làm, làm trong bao lâu và làm với chất lượng như thế nào.
Senior hay Junior khác nhau là ở chỗ này.
Kinh khủng thay, hiếm khi anh em tự nhận thức được là mình đang làm việc rất vô trách nhiệm. Nhưng thường thì những lời nhận xét xung quanh về mình luôn là đúng nhất.
Nên để đảm bảo mình không phải là người vô trách nhiệm thì anh em hãy chịu khó lắng nghe ý kiến của bà con xung quanh mình. Cái nào cần tiếp thu, sửa đổi thì nên xem xét. Cái nào không phù hợp, không cần thiết, rùi bu kiến đậu thì thôi, đá qua một bên, hehe.
Ngoài ra, có trách nhiệm không chỉ là việc đảm bảo deliver đúng hạn, mà còn nằm ở thế chủ động của mình nữa.
Nhận thức rõ vai trò của mình: mình có nhiệm vụ gì trong team, trong dự án. Nếu dự án có bất trắc, hay có vấn đề gì liên quan tới trách nhiệm của mình, anh em có tự giác đầu thú trước bình minh hay không; hay đợi chỉ điểm.
Vô dự án, làm với những người có trách nhiệm, và những người “có trách nhiệm chút xíu” khác nhau rất nhiều ở điểm này.
Nên làm để rèn luyện
“Có-trách-nhiệm” là một đặc tính tốt đẹp. Người ta thường nói: “Thằng này có tinh thần trách nhiệm cao…” là vậy.
Nhưng không phải ai sinh ra là đùng một phát có sẵn hai từ trách nhiệm. Mà nó phụ thuộc vào quá trình làm việc, rèn luyện, tiếp thu, chịu ảnh hưởng từ môi trường, abc, xyz hằng ngày.
Tuy nhiên, để gia tăng tinh thần trách nhiệm cho bản thân, mình mạnh dạn đề xuất với anh em những cách sau:
Tránh đổ lỗi, hay complain người khác (cái này khó)
Quan sát, xem thử môi trường xung quanh mình có tốt hay không, mọi người có hay nói xấu sau lưng, có hay thế này thế kia, thế lọ thế chai hay không. Nếu có ==> tìm cách tách ra dần.
Chú ý quan sát cách làm việc của các bậc tiền bối: cách họ phản hồi, giải quyết xung đột cá nhân, cách họ xử lý khi chậm deadline…
4.3. Adaptability
Và cuối cùng, thứ mà BA được yêu cầu phải có trong nhóm các đặc điểm hành vi, đó là: khả năng thích ứng với những cái mới – Adaptability.
Nói trắng ra là: BA phải có khả năng, hoặc chí ít là phải willing thay đổi – thay đổi bản thân mình, cũng như những thứ xung quanh. Tất cả nhằm phục vụ một mục đích sau cùng là để phù hợp với từng điều kiện hoàn cảnh khác nhau.
Vì thực tế trong suốt quá trình làm dự án, hiếm khi mọi thứ sẽ được giữ nguyên từ đầu đến cuối. Từ con người, giải pháp, thậm chí đến những stakeholder quan trọng như sponsors, PM (cả mình lẫn khách hàng…).
Team mình có những dự án chạy xuyên suốt gần 2 năm trời, mà đổi tới hơn 3 ông Manager. Mà mỗi ông lên là mỗi ý khác nhau. Ông thì muốn A, ông thì muốn Á, ông thì muốn Bờ, muốn Cờ, tùm lum tùm la hết…
Chưa kể chẳng may dự án đang chạy ngon trớn, đùng cái anh Dev nhà mình nghỉ.
Thế ảnh là một thanh niên nào đấy mà mình chưa từng gặp, chưa từng nói chuyện, và chưa từng làm việc chung.
Rõ ràng là hai bên sẽ mất một khoảng thời gian để có thể ăn rơ với nhau.
Hoặc đợt rồi dự án mình làm có đổi PM. Anh PM mới yêu cầu mọi người daily meeting vào lúc 8g30 sáng, thay vì 9g00 như trước đây.
30 phút, chỉ sớm hơn có 30 phút thôi nhưng nó làm thay đổi cả một thói quen sinh hoạt trước đó của anh em.
Và nó đã thay đổi rất rất nhiều thứ để mọi người có thể tới sớm hơn 30 phút để kịp meeting hằng ngày.
Do đó, BA mà không dễ thích nghi, không dễ quen với sự thay đổi, với “nghịch cảnh” thì rất khó cho dự án, cho chính mình, và cho các anh em còn lại.
Mà không chỉ có BA, các role khác trong dự án cũng nên có đặc tính này. Cả team cùng dễ quen, dễ thích nghi được thay đổi, style làm việc khác nhau thì team sẽ dễ chịu, dễ đi hơn nhiều.
Nên làm để rèn luyện
Xem thử cuộc sống hằng ngày mình có đang bị bó buộc trong comfort zone quá hay không. Nếu thường ngày mình đã hay trải nghiệm những cái mới, thì khi có gì đó thay đổi, đặc biệt trong công việc, thì mình sẽ có xu hướng dần thích nghi theo.
Cố gắng tăng khả năng bắt chước. Học hỏi khả năng bắt chước của người khác, copy cách người khác làm. Vì bản năng chúng ta rất lười. Mình thường tìm những cách làm dễ dàng nhất cho mình. Và nó đem lại cho chúng ta cảm giác rất thoải mái.
Nếu có gì đó thay đổi, mới lạ, nằm ngoài confort zone của mình; thì anh em hãy học hỏi cách thằng khác làm, để tiết kiệm thời gian tìm ra cách làm phù hợp hợp, thoải mái nhất cho mình (mặc dù cách nó làm khiến nó thoải mái nhưng chưa chắc gì khiến mình thoải mái).
Bình tĩnh, cố gắng nhìn nhận vấn đề trực diện và hạn chế bán than.
Nếu có vấn đề xảy ra, đừng quá rên rỉ hay bấn loạn. Mà anh em hãy cố gắng nhìn thẳng vào vấn đề, tìm ra bản chất của nó; rồi tập làm quen dần với những sự thay đổi.
.
.
.
Xong nhóm kỹ năng thứ 4 cũng là kết thúc tập 4 bài note kỹ năng của BA.
Anh em xem tiếp tập 5 – tập cuối cùng ở đây nhé: Những kỹ năng cần thiết của người làm BA (Tập 5).
Nguồn: thinhnotes.com
